Onko työpaja edes työpaja, jos sitä ei ole fasilitoitu? Eikö se silloin ole enemmänkin vuorovaikutteinen kokous tai ryhmäkeskustelu? Tämä ajatus heräsi, kun fasilitoinnin kurssilla käytiin läpi Sam Kanerin -mallia, osallistavan päätöksenteon timanttia.
Ensin on kuitenkin hyvä määritellä, että mitä fasilitointi on? Ja mikä fasilitaattorin tehtävä on?
Piritta Kantojärvi määrittelee fasilitoinnin näin: ”Fasilitointi on neutraalia ryhmäprosessin ohjaamista. Sisällön tuottamisesta vastaavat osallistujat – he vastaavat viime kädessä myös tekemistään päätöksistä ja toimenpiteistä sekä niiden tekemättä jättämisestä.”
Fasilitaattorin tehtävän hän määrittää puolestaan näin: ”Fasilitaattorin tehtävänä on avustaa ja sparrata ryhmän työskentelyä puuttumatta asiasisältöön. Hän suunnittelee ryhmätyöprosessin ja valitsee siihen parhaiten sopivat työkalut sekä huolehtii siitä, että ryhmän koko kapasiteetti tulee tehokkaasti hyödynnettyä, jotta tilaisuuden tavoitteet saavutetaan.”
Kaner määrittelee fasilitaattorin tehtävän näin: ”Fasilitaattorin tehtävä on tukea kaikkia, jotta he pystyvät saamaan parhaansa irti ajattelustaan. Hän rohkaisee täydellistä osallistumista; hän edistää yhteistä ymmärrystä; hän edistää täydellisiä ratkaisuja, ja hän kehittää jaettua vastuuta.”
Fasilitaattorin yksi tärkeimmistä tehtävistä on saada koko ryhmä mukaan yhteisen näkemyksen luomiseen. Se lähtee ihan siitä, että miten jokainen osallistuja otetaan mukaan ideointiin. Ei vain niin, että ryhmän äänekkäimmät esittävät ideoitaan ja puskevat niitä eteenpäin.
Kirjoittelin aiemmin tähän liittyvän postauksen: Oletko osallistunut työpajoihin, joissa on mielestäsi alussa turhaa "hassuttelua" ja piirileikkejä?
Sam Kaner 2014, sivu 20. Facilitator's Guide to Participatory Decision-Making. Wiley.
Hänen mallinsa alkaa perinteisesti divergenssi-vaiheella, eli ennakkoluulottomalla ideoinnilla ja päättyy konvergenssi-vaiheeseen, eli kriittiseen valintaan.
Mutta se mikä itselleni jäi mieleen tästä mallista, on Groan Zone -vaihe, mitä edeltää Business as Usual -vaihe. Varmaan aika moni on osallistunut työpajoihin, missä ajan puutteen vuoksi lähdetään heti tekemään, eikä olla päästy yleisimpiä ideoita pidemmälle?
Jos aletaan suoraan vain tekemään ilman kunnon alustusta ja virittäytymistä työskentelyyn, on mahdollista, että ei päästä Business as Usual -vaihetta pidemmälle. Tässä vaiheessa tulevat yleensä ne tavallisimmat ideat, joita tässä vaiheessa arvostetaan eniten. Silloin voi ryhmäytyminen olla puutteellista, ei olla yksi yhtenäinen porukka, vaan monta pienempää, jotka ajavat omia etujaan.
Se kuitenkin voi johtaa siihen, että ihmiset rajoittavat ilmaisuaan eivätkä uskalla esittää villejä ideoita, koska pelkäävät niiden tyrmäämistä. Se voi puolestaan johtaa siihen, että ainoastaan pari äänekkäintä osallistujaa keskustelee eniten ja puskevat ideoitaan läpi. Keskustelu on enemmän sitä, että yritetään taivutella muut omien ideoiden taakse, eikä dialogimaista, missä haetaan koko ryhmän yhteistä ymmärrystä.
Jos ei olla saatu luotua luottamuksen ilmapiiriä, kaikki osallistujat eivät välttämättä uskalla esittää villejä ideoita, koska pelkäävät, että ne heti tyrmätään. Nämä villit ideat eivät välttämättä sellaisenaan toimi, mutta niitä jalostamalla voidaan löytää innovatiivisia ideoita.
Groan Zone -vaihe on se vaihe, missä osallistujat ponnistelevat yhteisen ymmärryksen luomisen kanssa. Tässä vaiheessa osallistujilla voi olla haasteita ymmärtää muiden vastakkaisia ja erilaisia ajatuksia. Tämä saattaa johtaa osallistujien välisiin konflikteihin, omien ideoiden puolustamiseen ja niiden toistamiseen. Osallistujat eivät välttämättä tiedosta olevansa prosessin tässä vaiheessa ja mitä on tapahtumassa. Kun tuodaan yhteen ihmisiä, joilla on erilaiset taustat, on ihan normaalia, että tulee väärinymmärryksiä, koska ei välttämättä osata selittää omaa ideaa niin, että muutkin ymmärtävät sen. Tämä on kuitenkin ihan normaalia osallistavassa päätöksenteossa, mikä johtuu ryhmän monimuotoisuudesta.
Kanerin mallissa tämä vaihe on kuitenkin tärkeätä käydä läpi, jotta rohkaistaan osallistujia esittämään vaihtoehtoisia ajatuksia. Sen pohjana on psykologinen turvallisuus ja ryhmäytyminen, minkä luomisessa fasilitaattorilla on merkittävä rooli. Nämä kaksi asiaa toimivat usein myös villien ideoiden esittämisen pohjana.
Kuten Kaner sanoo, ne ryhmät, jotka kestävät erilaisia ajatuksia ja jaksavat puskea läpi Groan Zone -vaiheen, löytävät todennäköisemmin yhteisen näkemyksen. Kun ollaan päästy tämän vaiheen läpi, luotu yhteinen näkemys on kestävämpi pohja tulevaisuudelle. Ilman jaettua ymmärrystä, mielekäs yhteistyö on aika mahdotonta. Se taas puolestaan on edellytys innovatiiviselle ja oivaltavalle yhteistyölle.
Useimmiten saavutetaan parempi sitoutuminen, kun ollaan yhdessä luotu yhteinen näkemys aiheesta. Se on luultavasti helpompi viedä myös käytäntöön, kun uusi asia on se ”meidän yhteinen juttu” eikä se tule annettuna muualta.
Hyvä fasilitaattori osaa valita tilanteeseen ja ryhmälle parhaiten sopivimmat menetelmät, joilla ryhmä pääsee Groan Zone -vaiheen läpi. Siinä minulla on vielä paljon tehtävää, koska työkalupakissa ei ole niin paljon menetelmiä, jotka ovat tuttuja ja käytännössä testattuja.
Tämän reflektoinnin pohjalta olen itse sitä mieltä, että työpaja ei ole työpaja, jos sitä ei ole fasilitoitu. Mitä mieltä sinä olet?
Kirjoittelin aiemmin tähän liittyvän toisenkin postauksen:
Hyvällä fasilitoinnilla on merkittävä rooli onnistuneessa palvelumuotoiluprojektissa?
Lähteinä tässä blogissa käytetty:
Piritta Kantojärvi 2012. Fasilitointi luo uutta – Menesty ryhmän vetäjänä. Talentum Media Oy.
Sam Kaner 2014. Facilitator's Guide to Participatory Decision-Making. Wiley.