Mitä olen oppinut kahdesta suunnittelemastani ja fasilitoimastani työpajasta? Sparrailtiin aiheesta Weera Aaltosen kanssa ja siitä tuli idea kirjottaa tämä vinkkilista Työpajan fasilitointi for dummies 😃
Tee lista tarvittavista tarvikkeista etukäteen. Tuomas Taruvuori teki pari hyvää lisäystä tähän. Eli hanki ne hyvissä ajoin ja jos joku toinen hankkii ne puolestasi, varmista ennen työpajaa, että sinulla on kaikki tarvikkeet.
Yksi pieni, mutta merkittävä asia ryhmämuistin kannalta on se, että on samanväriset ja -paksuiset tussit ja myös samanväriset post-it laput. Tämä on tärkeää siksi, että yksilöiden ideoista tulee ryhmän ideoita ja etteivät osallistujat lähde puskemaan omia "parhaita" ideoitaan.
Kun varaat tilan työskentelylle, niin varaa tilaa ennen ja jälkeen työpajan itsellesi. Ennen siihen, että pystyt valmistelemaan tilan valmiiksi työskentelyä varten. Jälkeen siihen, että on aika dokumentoida tulokset ja siivota tila. Ryhmäytymiseen auttaa myös se, että ennen virallista aloitusta on epävirallista tutustumista esimerkiksi kahvitarjoilun merkeissä.
Varaa myös aikaa omalle palautumiselle työpajan fasilitoinnin jälkeen. Vaikka fasilitaattorina toiminen saattaa vaikuttaa ulkopuolisen silmin aika helpolta, niin se on yllättävän rankkaa. Ainakin itse olen ollut aika poikki näiden kahden vetämäni työpajan jälkeen.
Kun suunnittelet työpajan aikataulua, niin älä tee siitä liian tiukkaa. Jätä vähän löysää eri osioihin ja mieti, että mitä osioita voit tarvittaessa jättää pois, jos johonkin osioon pitää käyttää vähän suunniteltua enemmän aikaa. Muuten voi mennä siihen, että keskityt vaan siihen, että pysytään aikataulussa ja osallistujille tulee kiireen tunne se vaikuttaa osallistujien työskentelyyn. Joka tapauksessa mieti pari eri vaihtoehtoista suunnitelmaa, joita voit tarvittaessa vaihtaa/muokata lennosta.
Yritä saada työpajan ohjelmaan sopiva flow. Eli ettei ole liian pitkiä työskentelyjaksoja ja on sopivasti taukoja niiden välissä. Noin tunti on mielestäni sopiva kesto yhdelle osiolle, niin osallistujillakin keskittyminen pysyy yllä. Suunnittele ohjelmaan myös muutama energisoiva harjoitus, millä nostat ryhmän energia- ja vireystasoa esimerkiksi lounastauon jälkeen.
Ideointivaiheeseen on mielestäni hyvä lisätä itsenäistä ja hiljaista ideoiden kirjoittamista lapuille. Tämä sen vuoksi, että saadaan ryhmän hiljaisimmatkin mukaan esittämään hyviä ideoita. Ettei vain mene siihen, että pöydän ympärillä huudellaan ideoita ja pari äänekkäintä osallistujaa on eniten äänessä.
Yksi hyvä vinkki, minkä sain opparin ohjaajaltani. Printtaa työskentelyohjeet jokaiselle pienryhmälle, niin ei sitten tarvitse niitä pitää koko ajan näkyvillä. Ehkä vois olla hyvä myös esimerkki valmiista täytetystä pohjasta jostain toisesta työpajasta.
Lämmittely/virittäytyminen aiheeseen on todella tärkeätä, joten panosta siihen. Työpajan alkuvaiheessa luodaan psykologisen turvallisuuden ilmapiiri ja ryhmäydytään. Muuten voi käydä niin, että osallistujilla pyörii mielessä edellisen/tulevan palaverin asiat ja keskeneräiset työt. Ja niin, että ”tyhmiä” ja villeimpiä ideoita ei uskalleta esittää, vaan esitetään vaan ne yleisimmät ja ilmeisimmät ratkaisut. Tai jos niitä esitetään, ne tyrmätään saman tien. Kun tehdään yhdessä ryhmänä ja rennolla fiiliksellä, niin uskon, että silloin tulee paras lopputulos.
Mitä vinkkejä sinä lisäisit tähän aloittelevalle fasilitaattorille?